Nghệ thuật góp ý, thuyết phục cấp trên thành công

Bạn đang gặp rắc rối trong việc giao tiếp với sếp, bạn bị rối tung vì ý nghĩ không tìm được cách bày tỏ ý kiến với cấp trên sao chọ họ không phật ý? Thế thì hãy lưu lại những bí quyết sau nhé.

Khởi đầu bằng một câu hỏi

Nếu bạn không chắc chắn rằng sếp của bạn có sẵn sàng để lắng nghe góp ý hay không, hãy bắt đầu bằng một câu hỏi. Bởi vì trong mỗi sự phản hồi hay góp ý đều chứa đựng điều gì đó hữu ích đối với người tiếp nhận. Vậy nên, nếu cấp trên của bạn sẵn sàng, họ sẽ gửi cho bạn một thông điệp thẳng thắn và thường khuyến khích bạn hãy tự nhiên nói ra ý kiến của mình.

Đảm bảo phản hồi của bạn là kịp thời

Tốt nhất bạn hãy tìm một khoảng thời gian thích hợp ngay khi sự việc mà bạn góp ý vừa diễn ra. Bởi càng để lâu, những chi tiết trong các sự kiện có thể bị “mờ đi” trong trí nhớ của cả bạn và sếp. Trong trường hợp không thể trao đổi sớm, hãy ghi lại chi tiết những gì đã xảy ra trong hoàn cảnh phát sinh vấn đề, cùng với những điều mà bạn muốn góp ý. Điều đó sẽ giúp bạn nhanh chóng miêu tả lại cho sếp của mình hoàn cảnh mà bạn muốn đề cập một cách rõ ràng khi có cơ hội thích hợp.

Chọn cách thức phản hồi phù hợp

Đối với việc đưa ra góp ý, email hay tin nhắn thực sự là giải pháp an toàn nhất. Nhưng chúng không phải là giải pháp hiệu quả nhất. Bởi vì trong mọi trường hợp, thần thái và ngôn ngữ cơ thể có một sức mạnh lớn trong giao tiếp.

Thế nên hãy tự tin bước vào phòng cấp trên với nụ cười rạng rỡ, ánh mắt tự tin và trình bày dõng dạc những gì mình muốn nói. Và đừng vòng vo mà hãy đi thẳng vào vấn đề nhé.

Góp ý rõ ràng, cụ thể

Hãy cụ thể hóa những điều bạn muốn góp ý và trình bày nó rõ ràng nhất. Ví dụ, khi bạn đưa ra sự góp ý về cách trình bày của sếp, thay vì đưa ra một nhận xét chung chung mang đầy cảm tính như thế này: “Tôi không thích cách sếp tóm tắt dự án”, một lời nhận xét khách quan với vấn đề cụ thể, kèm theo phương án khắc phục sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.

Đừng đi quá xa

Sẽ rất khó để bạn nói với sếp của mình rằng ông ấy đáng lẽ có thể làm tốt hơn. Vậy nên hãy chuẩn bị thật tốt cho cuộc gặp, nhất thiết cần lên kế hoạch cho những gì bạn muốn sếp lắng nghe, tiếp thu và làm tốt hơn. Thêm vào đó, hãy ghi ra cả những điều bạn cảm nhận được trong trường hợp tình hình được cải thiện, nhưng chỉ nói về những cảm nhận liên quan trực tiếp đến vấn đề đang được nói tới, đừng đi xa hơn.

Điều quan trọng, hãy giữ một thái độ chuyên nghiệp và phong thái lịch thiệp của một nhà ngoại giao trong cuộc gặp gỡ này.

Cần làm rõ vấn đề

Kinh nghiệm này có một chút khác biệt, nó sẽ hữu ích với bạn khi cấp trên tiếp cận bạn để tìm kiếm sự phản hồi. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu những thông tin mà cấp trên đang cần: Họ muốn được biết những đánh giá về tổng thể hay họ đang cần ý kiến của bạn về một dự án cụ thể nào đó?

Đừng ngại ngần đặt câu hỏi cho cấp trên để hiểu được mong muốn và nhu cầu của họ. Trước cuộc trao đổi chính thức để lấy ý kiến, bạn có thể gửi mail hoặc có một cuộc gặp ngắn để làm rõ những điểm mà mình cần đưa ý kiến. Điều đó đảm bảo rằng bạn và sếp đang nói về cùng một chủ đề, đồng thời tránh được đến mức tối đa những hiểu lầm không đáng có.

Sai sót là một phần tất yếu trong cuộc sống của con người. Nhưng nhìn nhận ở một góc độ khác, nó chính là cơ hội để mỗi người nhìn lại mình và thấy được những thiếu sót để sữa chữa và làm tốt hơn. Vậy nếu là một nhân viên tốt, bạn hãy thẳng thẳn góp ý với sếp của mình theo những cách thức tế nhị và lịch thiệp. Những góp ý thẳng thắn của bạn chắc chắn là điều mà một cấp trên sáng suốt luôn muốn được nhận.

Theo ĐKN

Xem thêm